RAPORT OTWARCIA: Nowy wojewoda robi porządki

Redukcja kadry kierowniczej ma dać oszczędności, zweryfikowane mają też być niejasne zasady przyznawania nagród.

Zmiany planowane są szczególnie w oddziale ds. cudzoziemców, który nie ma odpowiedniego sprzętu i kadry. Co powodowało, że na wydanie decyzji średnio trzeba czekać dwa miesiące. Sprawniej ma działać także wydział ds. mienia zabużańskiego, by sprawy nie ciągnęły się po kilkanaście lat.

Wojewoda zapowiedział także usprawnienia na SOR-ach, tak aby karetki nie stały w kolejkach na podjazdach szpitali.

W raporcie jest także mowa o brakach w dokumentacji pozostawionej przez poprzednią ekipę. Wątpliwości wzbudziła między innymi sprawa wynajmu należącej do Urzędu, poniemieckiej willi przy ulicy Jaworowej - wysokość czynszu, zdaniem kontrolujących,jest rażąco niska.Urząd zapowiada zmiany umowy.

Raport otwarcia

Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu został oceniony w kilku obszarach swojego działania. Ze względu na niewielki okres czasu, jaki miał zespół na przeprowadzenie raportu otwarcia – był to niecały miesiąc – wnioski są tylko wycinkiem stanu, jaki nowy Wojewoda Dolnośląski zastał po o urzędowaniu poprzedników. Audyt objął lata 2014 / 2015.

Obszarem, jaki wymaga wręcz natychmiastowej reakcji ze strony Wojewody jest bezwzględnie polityka kadrowa, jaka była prowadzona w Dolnośląskim Urzędzie Wojewódzkim we Wrocławiu. Bez szybkiego planu naprawy niektórym wydziałom grozi paraliż.

Podkreślić należy, że proponowane zmiany mają służyć usprawnieniu funkcjonowania urzędu. Redukcja m.in. stanowisk kierowniczych uwolni środki finansowe, które zostaną przeznaczone na zwiększenie wynagrodzeń szeregowych pracowników w newralgicznych punktach funkcjonowania urzędu.
Wnioski z raportu otwarcia:

1. Ograniczona liczba kontrolerów powoduje, że urząd nie wykonuje swoich ustawowych obowiązków kontrolnych w stosunku do jednostek samorządu terytorialnego, dotyczy to głównie kontroli:

• w zakresie wspierania rodziny i pieczy zastępczej
• usamodzielnień pełnoletnich wychowanków i adopcji
• w zakresie działań przeciwdziałających przemocy w rodzinie
• pozostałych kontroli wynikających z odrębnych przepisów

2. Stwierdzono, że struktura organizacyjna urzędu jest nadmiernie rozbudowana. W szczególności na uwagę zwraca zbyt duża liczba wydziałów/biur w urzędzie. Co w konsekwencji powoduje więcej stanowisk dyrektorskich, niż jest to konieczne.

3. Stwierdzono niejasne zasady przyznawania nagród oraz dodatków zadaniowych w urzędzie – to będzie przedmiotem dalszej kontroli.

4. Stwierdzono liczne nieprawidłowości w funkcjonowaniu Wydziału Nadzoru i Kontroli w tym:

• Rażąco niska liczba sygnalizacji dotyczących nieistotnego naruszenia prawa
• Bardzo duża liczba rozstrzygnięć nadzorczych w sprawach o małym poziomie istotności
• Nierównomierna ilość rozstrzygnięć nadzorczych, która może świadczyć o tym, że wybrane jednostki samorządu terytorialnego były traktowane surowiej od innych

5. Należy zwrócić uwagę na brak kontroli w Urzędzie Wojewódzkim w zakresie wydawanych pełnomocnictw i upoważnień przez Wojewodę Dolnośląskiego. Z analizy dokumentów wynika, że w wielu przypadkach pełnomocnictwa były wydawane na czas nieokreślony, co wydaje się być sprzeczne z intencjami ustawodawcy wyrażonymi w art. 18 ust. 1 Ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie. Co więcej, zdarzały się przypadki, że pełnomocnictwo udzielone na czas nieokreślony nie było odwoływane z momentem zakończenia zatrudnienia danej osoby w urzędzie. Tego typu działanie może być przyczyną nadużyć i szkód wyrządzonych w mieniu Skarbu Państwa lub osób trzecich, stąd tego typu praktyka wydaje się nie tylko niezrozumiała, ale również niedopuszczalna.

6. W wyniku przeprowadzonej kontroli Wydziału Nadzoru i Kontroli wskazać należy, że ta jednostka organizacyjna jakkolwiek wykonywała czynności kontrolne w stosunku do podmiotów, które podlegają kontroli Wojewody Dolnośląskiego, to w latach 2014-2015 sama nie była kontrolowana przez żadną instytucję. Na uwagę zwraca brak nawet wewnętrznych procedur kontroli poszczególnych komórek.

7. W wyniku przeprowadzonego audytu ujawniono problemy w zarządzaniu zasobami ludzkimi, zwłaszcza w kontekście reagowania na zmiany. Nie podejmowano decyzji o przesunięciach kadrowych do wydziałów, które wymagały wsparcia. Taka sytuacja nastąpiła w Oddziale ds. Cudzoziemców. W związku z konfliktem na Ukrainie lawinowo napływali z tego kierunku cudzoziemcy, zwiększała się liczba wniosków o wydanie pozwolenia na pobyt i pozwolenia na pracę. Jednakże nie towarzyszyło temu zjawisku wsparcie kadrowe oraz zakupy wyposażenia. Średnie opóźnienie w wydawaniu decyzji wynosi 2 miesiące.
8. Stwierdzono poważne problemy w przetrzymywaniu Zespołów Ratownictwa Medycznego w szpitalach we Wrocławiu i nie tylko. Wynika to m.in. z braku miejsc na oddziałach. Szczególne problemy w województwie występują z miejscami na oddziałach wewnętrznych.

9. Zauważono dużą rotację pracowników obsługujących numer 112. Stanowi to potencjalne zagrożenie dla mieszkańców Dolnego Śląska.

10. W kwestii dotyczącej zaskarżeń na ustalenie wielkości odszkodowania i związanych z tym operatów szacunkowych przejmowanych na rzecz Skarbu Państwa nieruchomości pojawiły się wątpliwości, co, do jakości wydanych decyzji. Na uwagę zasługuje wysoka liczba uchyleń decyzji w oddziale ds. wywłaszczeń. W latach 2014 – 2015 ponad 50 % decyzji została uchylona.

11. Braki w dokumentacji pozostawionej przez poprzedników – brak inwentaryzacji np. w Biurze Wojewody.

12. Na przykładzie jednej z nieruchomości będącej w posiadaniu urzędu stwierdzono rażąco niskie stawki czynszu. Umowa była aneksowana w sposób niekorzystny dla urzędu poprzez określenie terminu końca jej obowiązywania w sposób nieprecyzyjny, uprawniający jedną ze stron do swobodnego wydłużania tego terminu. Podobnie jest z zawarciem klauzuli w terminowej umowie najmu o możliwości swobodnego wypowiedzenia. Co wydaje się być niezgodne z obowiązującym prawem.

Proponowane zmiany organizacyjne w Dolnośląskim Urzędzie Wojewódzkim we Wrocławiu:

1. Włączenie Wydziału Mienia Zabużańskiego (funkcjonuje wyłącznie w strukturze urzędu) w strukturę Wydziału Nieruchomości, Rolnictwa i Środowiska.

2. Połączenie biur – Organizacyjno-Administracyjnego i Obsługi Urzędu. W ramach tych dwóch biur funkcjonują obecnie 4 wyższe stanowiska w służbie cywilnej. Po scaleniu powstanie jednostka zatrudniająca 139 pracowników. W ramach reorganizacji zostanie zlikwidowane jedno wyższe stanowisko urzędnicze. W trakcie scalania tych dwóch biur możliwe jest również połączenie w jedną jednostkę obecnych oddziałów:

• obsługi informatycznej,
• obsługi umów i zleceń
• obsługi administracyjnej

Połączenie oddziałów wymaga jeszcze dokładnej analizy, ale wspomniane komórki wykonują, w co najmniej w części zadania zbieżne pod względem charakteru i celu. W ramach jednego biura mogłyby wykonywać zadania w strukturze jednego oddziału.

3. Włączenie Wydziału Certyfikacji i Funduszy Europejskich w strukturę jednego z pozostałych wydziałów urzędu. Zmianie takiej towarzyszyłoby utworzenie nowego stanowiska zastępcy dyrektora, który sprawowałby nadzór nad tymi zadaniami. W innych urzędach wojewódzkich zadania te są realizowane przez Wydział Finansów i Budżetu Wydziału Infrastruktury lub Biura Organizacyjno-Administracyjnego

4. Zlikwidowanie czterech stanowisk zastępców Dyrektora w Wydziałach: Infrastruktury, Mienia Zabużańskiego, Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców oraz Certyfikacji i Funduszy Europejskich.
5. Proponuje się zmniejszenie liczby z dotychczasowych 12 do 9 wydziałów/biur, zarządzanych łącznie przez 20 wyższych urzędników w służbie cywilnej (dyrektorzy i ich zastępcy). Proponowane zmiany zmniejszą liczbę wydziałów o 3 i zredukują stanowiska dyrektorskie o 7

6. Najbardziej palącym zagadnieniem w kwestii organizacji urzędu jest problem oddziału ds. uchodźców. W ostatnich tygodniach celem poprawy jakości funkcjonowania ogłoszono nabór.