Biała lista VAT – wszystko, co musisz wiedzieć!

Co to jest biała lista VAT?

Biała lista VAT to wykaz podatników, którzy zostali zarejestrowani jako czynni płatnicy podatku od towarów i usług w Polsce. Lista została uruchomiona 1 września 2019 roku i zastąpiła trzy wcześniej istniejące rejestry: zarejestrowanych, niezarejestrowanych, a także wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Biała lista VAT jest prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i jest dostępna bezpłatnie w witrynie internetowej Ministerstwa Finansów.

Biała lista podatników VAT pozwala nam sprawdzić:

• czy dany kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku VAT w dniu dokonania transakcji,
• jakie rachunki bankowe przypisane są do kontrahenta;
• czy dane kontrahenta zostały poprawnie uzupełnione na fakturze.

Dzięki temu możemy ułatwić sobie weryfikację kontrahentów i zmniejszyć ryzyko podjęcia współpracy z firmami, które działają niezgodnie z przepisami.

Biała lista podatników VAT – jakie dane zawiera?

Biała lista podatników VAT zawiera informacje pozwalające na dokładne zidentyfikowanie podmiotów gospodarczych i weryfikację ich statusu. Wśród danych, które są aktualne na dzień złożenia zapytania, znajdują się:

• Nazwa firmy lub imię i nazwisko jej właściciela;
• Numer podatnika VAT, za pomocą którego został on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• Status podatnika VAT, informujący, czy jest on czynnym podatnikiem VAT czy też został zwolniony z obowiązku płacenia tego podatku;
• Numer REGON (o ile został nadany).

W zakresie pozostałych danych możliwe jest sprawdzenie informacji na dzień wskazany w zapytaniu, czyli na stan wcześniejszy niż data sprawdzania danych w białej liście. Kontrola tych informacji obejmuje wybrany dzień, który przypada nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok sprawdzenia podmiotu. Dane te są następujące:

• Numer PESEL (jeżeli podmiot go posiada);
• Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (o ile został nadany);
• Adres siedziby lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej;
• Adres stałego miejsca prowadzenia działalności lub miejsca zamieszkania;
• Dane osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu, w tym imiona i nazwiska członków organu uprawnionego do reprezentacji;
• Dane prokurentów i wspólników;
• Daty rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia rejestracji jako podatnika VAT;
• Podstawa prawna decyzji dotyczących rejestracji lub jej odmowy;
• Numery rachunków rozliczeniowych, które mogą być rachunkami bankowymi lub imiennymi rachunkami w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Dzięki tym informacjom możliwe jest dokładne zapoznanie się z sytuacją podatkową danego kontrahenta oraz sprawdzenie, czy dokonywane transakcje będą bezpieczne i zgodne z prawem.

Jak weryfikować kontrahentów na białej liście VAT?

Weryfikacja kontrahentów na białej liście VAT jest prostym i intuicyjnym procesem, z którym bez problemu poradzi sobie każdy z nas. Aby sprawdzić, czy dany podmiot znajduje się w wykazie, wystarczy skorzystać z narzędzia, jakim jest biała lista wyszukiwarka dostępna na stronie Ministerstwa Finansów. Jest ona bezpłatna i umożliwia szybkie uzyskanie aktualnych informacji na temat statusu podatnika VAT i jego rachunków bankowych.

Aby zweryfikować kontrahenta, w polu wyszukiwarki wystarczy wpisać jego numer NIP, REGON lub KRS. Po wprowadzeniu odpowiednich danych system wyświetli informacje na temat statusu podatnika VAT oraz jego numery rachunków rozliczeniowych. Dzięki temu przedsiębiorca może się upewnić, że dokonuje płatności na właściwy rachunek bankowy, co jest ważne z punktu widzenia przepisów podatkowych.

Biała lista VAT – dlaczego warto korzystać z wyszukiwarki?

Weryfikacja kontrahentów na białej liście VAT jest nieodłącznym elementem działania wielu firm. Sprawdzenie, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT, pozwoli nam uniknąć potencjalnych problemów z organami podatkowymi.

Wyszukiwarka białej listy VAT umożliwia szybkie sprawdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, jakie rachunki bankowe są przypisane do danego podmiotu oraz czy dane adresowe i nazwa na fakturze są poprawne.

Jeśli dany podmiot widnieje na tej liście, możemy mieć pewność, że jest on uprawniony do takich czynności jak wystawianie faktur VAT oraz że jego numery rachunków rozliczeniowych są prawidłowe i zarejestrowane. Dzięki temu można zminimalizować ryzyko błędów przy dokonywaniu płatności i zapewnić sobie zgodność z przepisami podatkowymi.

Dzięki wyszukiwarce białej listy VAT przedsiębiorcy mogą uniknąć ewentualnych sankcji związanych z płatnościami na niewłaściwe rachunki, co jest szczególnie ważne przy transakcjach o wartości przekraczającej 15 000 złotych. W przypadku dokonania płatności na rachunek nieumieszczony na liście mogą wystąpić negatywne konsekwencje podatkowe - takie jak brak możliwości zaliczenia płatności do kosztów uzyskania przychodu czy odpowiedzialność solidarna za zaległości podatkowe kontrahenta.

Jak dodać swój rachunek do białej listy VAT?

Lista podatników VAT jest tworzona automatycznie. Jeśli jednak Twój rachunek nie znajduje się w białej księdze podatników VAT, podejmij następujące kroki:

1. Sprawdź w banku, czy Twój rachunek bankowy jest dedykowany działalności gospodarczej. Rachunki osobiste nie są uwzględniane na białej liście, dlatego ważne jest posiadanie odpowiedniego konta firmowego.
2. Zgłoś rachunek do urzędu skarbowego. Upewnij się, że dane rachunku zostały poprawnie zgłoszone w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym. Można to zrobić za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego.
3. Skontaktuj się z bankiem w celu potwierdzenia, że przekazał dane Twojego rachunku do Systemu Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej (STIR). Powinno to nastąpić automatycznie, ale w przypadku problemów bank powinien wyjaśnić sytuację.

Jeżeli pomimo wykonania tych czynności Twój rachunek nie znajduje się na białej liście VAT, należy jak najszybciej wyjaśnić sytuację z urzędem skarbowym. Posiadanie właściwego rachunku na liście jest niezbędne dla prawidłowego rozliczenia należnego podatku VAT.

Jakich transakcji nie trzeba kontrolować za pomocą białej listy VAT?

Nie każda transakcja wymaga sprawdzania za pomocą białej listy VAT. Istnieją sytuacje, w których transakcja z podmiotem spoza białej listy lub płatność na rachunek inny niż wskazany na białej liście nie pociąga za sobą negatywnych konsekwencji podatkowych. Należą do nich takie przypadki jak na przykład:

• jednorazowa wartość transakcji nie przekracza 15 000 zł;
• płatność została zrealizowana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, co oznacza, że VAT został zapłacony na wydzielony rachunek VAT odbiorcy płatności;
• płatność wynika z faktury wystawionej w związku z takimi transakcjami jak:
  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
  • import usług,
  • import towarów,
  • dostawa towarów rozliczona przez nabywcę,
• płatności dokonywane są na rzecz banku SKOK i na jego rachunek w ramach transakcji z tą instytucją;
• płatności dokonywane są na rachunek techniczny, którego nie umieszcza się na białej liście;
• płatności dokonuje się nie przelewem, ale kartą - bankomatową, kredytową;
• płatności dokonuje się z wykorzystaniem usługi PAYU, PAYPAL, BLIK lub BLUEMedia;
• płatność jest dokonywana na rzecz sprzedawcy, który nie jest czynnym podatnikiem VAT;
• płatność jest dokonywana na rzecz sprzedawcy będącego podmiotem zagranicznym.

Podsumowanie

Biała lista VAT jest ważnym narzędziem dla przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić swoją firmę zgodnie z przepisami podatkowymi i unikać problemów związanych z nieprawidłowym rozliczaniem VAT. Regularna weryfikacja kontrahentów na liście pozwala zminimalizować ryzyko współpracy z niewiarygodnymi podmiotami i zabezpieczyć się przed sankcjami ze strony organów podatkowych.