Jak unikać najczęstszych błędów podczas niszczenia i archiwizacji dokumentów?

Nieporządek w archiwum

Jeśli pracownicy spędzają kilka godzin, szukając jednego dokumentu, to znak, że w archiwum panuje nieporządek. Jest on wynikiem braku segregacji, katalogowania i oznaczania papierów za pomocą specjalnych tagów. Samo umieszczenie ich w segregatorze jest niewystarczające, zwłaszcza w firmach o rozbudowanej strukturze działalności. O tym, jaki powinna wyglądać archiwizacja dokumentów, można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/archiwizacja-dokumentow-i-akt/. Wbrew pozorom jest to skomplikowana procedura, której efektem jest archiwalny ład. Rozwiązaniem tego problemu jest skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, która oferuje segregowanie dokumentów i ich archiwizację.

Przechowywanie dokumentów w wersji papierowej

Niektóre dokumenty rzeczywiście mogą wymagać przechowywanie w takiej formie, w jakiej dotarły do firmy, a więc papierowej. Niemniej jednak wiele z nich można poddać procesowi digitalizacji. Polega on na przekształceniu dokumentacji papierowej w cyfrową. Digitalizacja, której więcej dowiesz się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow/, jest dopuszczalna, jednak muszą nad nią czuwać profesjonaliści. Przechowywanie danych wymaga zastosowania odpowiednich zabezpieczeń, bez których nie zapewnimy im ochrony przed wyciekiem.

Stosowanie domowych niszczarek do niszczenia dokumentów

Niszczenie dokumentów przy pomocy domowych niszczarek wciąż jest praktykowane w wielu firmach. Takie rozwiązanie nie jest jednak dopuszczalne, ponieważ otrzymane ścinki nie spełniają standardów. Oznacza to, że mogą one zostać ponownie odtworzone, a następnie wpaść w niepowołane ręce. Niszczenie dokumentów papierowych to trudne zadanie, które wymaga kolejno:

• katalogowania dokumentacji,
• dopasowania rozmiaru ścinek do konkretnej kategorii,
• utylizacji ścinek z uwzględnieniem ochrony środowiska.

Niszczenie nośników danych bez demagnetyzacji

W kontekście danych cyfrowych firmy również popełniają wiele błędów podczas ich utylizacji. Samo zniszczenie nośnika to zdecydowanie za mało - trzeba go uprzednio zdemagnetyzować. Dotyczy to nie tylko dokumentów chronionych prawnie, ale wszystkich, którymi dysponuje przedsiębiorstwo. Niszczenie dokumentów cyfrowych to również zadanie dla profesjonalistów, którzy dysponują odpowiednią wiedzą, doświadczeniem i sprzętem.